Aton. ehf., leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli fyrirtækið safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.
Hjá okkur fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Fyrirtækið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.
Fyrirtækið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.
Hjá okkur fer ekki fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.
Í starfsemi okkar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum eru um starfsmenn þess, viðskiptavini, tengiliði viðskiptavina, viðsemjendur og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.
Við meðhöndlum ólíkar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast fyrirtækið við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar. Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um viðskiptavini, umsækjendur, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:
– starfsumsóknir
– ráðningarsamninga
– tímaskráningu
– launagreiðslur
– heilsufar
– tölvupóstssamskipti
– orlof
– frammistöðukannanir
– starfsmannasamtöl
– ástæðu áminningar/uppsagnar – námskeiðssókn
Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini og birgja:
Tölvupóstssamskipti
Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini, og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.
Reikningagerð
Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta greiðslur söfnum við grunnupplýsingum um viðskiptavina ásamt reikningsupphæð.
Viðskiptamannaskrá
Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.
Samningar
Við varðveitum samninga sem fyrirtækið gerir í rekstri sínum. Þær persónuupplýsingar sem við söfnum í tengslum við gerða samninga eru grunnupplýsingar, starfstitill sem og aðrar tengiliðaupplýsingar.
Samfélagsmiðlar
Í tengslum við markaðssetningu á samfélagsmiðlum söfnum við myndefni og auðkennis- og tengiliðaupplýsingum.
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
Við söfnum og vinnum persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
Við geymum persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðum við þeim með öruggum hætti.
Við söfnum persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila munum við eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.
Fyrirtækið miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af okkur til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum fyrirtækisins um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti. Við miðlum einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, til dæmis til Landlæknis sem hefur heimild til að kalla eftir upplýsingum, sbr. lög um landlækni og lýðheilsu nr. 41/2007.
Aton. ehf., er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.
Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 á að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að þínum gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.
Aton. ehf., hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.
Sá aðili sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga nefnist ábyrgðaraðili sbr. pvl. Aton. ehf., er ábyrgðaraðili fyrir allri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer í tengslum við þjónustu og vörur Aton. ehf.
Ef þú hefur frekari spurningar um hvernig fyrirtækið meðhöndlar þínar persónuupplýsingar, þá eru þetta samskiptaupplýsingarnar hjá persónuverndarfulltrúanum okkar:
Netfang: dpo@dattacalabs.com
Dragir þú í efa að Aton. ehf., meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um
persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).
Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Aton. ehf., vinnur með persónuupplýsingar.
Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.